Ga naar inhoud. | Ga naar navigatie

DISCLAIMER: DdUX.org werkt optimaal met 'standards compliant' browsers (zoals Firefox, Camino, Opera en Safari). Er wordt hard gewerkt om de site ook in recente versies van Internet Explorer bruikbaar te maken.

DdUX: Design for digital User eXperience

Onderdelen
Persoonlijke hulpmiddelen
U bent hier: Home Artikelen Archief 2007 Juli 09 Hoe ben ik een goede klant? (deel 3)

Hoe ben ik een goede klant? (deel 3)

Martijn van Welie, 09-07-2007

Een bureau briefen

In de twee vorige delen van deze serie hebben we besproken hoe u een bureau kunt vinden en kunt selecteren. In dit deel bespreken we hoe u het beste een bureau kunt vertellen wat u wilt. Een bureau 'briefen' heet dat in vakjargon. Elk bureau wil graag een goede briefing krijgen. Sommige gaan zelfs niet eens voor u aan de slag als een uitgeschreven briefing ontbreekt.

Waarom is een goede briefing belangrijk?

Voor het succes van het project is een goede briefing van groot belang. Vooral ook om binnen de beperkingen van tijd en budget te blijven. Zonder een goede briefing moet tijdens het project stukje bij beetje duidelijk worden wat het product precies moet gaan worden. Dat betekent dat er veel werk voor niets zal worden gedaan en dat er veel iteraties nodig zijn voordat het project succesvol kan worden afgerond. Afgezien van de extra kosten die daarmee zijn gemoeid werkt het ook erg demotiverend voor de projectdeelnemers.

De briefing als opdrachtbeschrijving

Ongetwijfeld heeft u een goede reden met een bureau een ontwerp- en/of bouwproject te starten. Een briefing is dus eigenlijk niets anders dan een uitgebreide beschrijving van het probleem en hoe daar iets aan kan worden gedaan. Eén van de belangrijkste aspecten van een briefing is de probleemstelling helder te krijgen en die niet te formuleren in termen van een oplossing. Een verkeerde probleemstelling is dus 'Bedrijf X heeft een nieuwe site nodig'.

Ook al is er geen officiële standaard voor een briefing, meestal bestaan ze uit de volgende elementen:

Probleemstelling

Een beschrijving van het echte probleem dat moet worden aangepakt. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat de verkoop van uw producten via uw site te laag is, of dat u meer klanten wilt werven met uw site, of dat u de kosten van uw callcenter wil verminderen door betere online diensten te bieden. Een goede probleemstelling is dus vaak gerelateerd aan uw bedrijfsdoelstellingen. Meer technische projecten zijn vaak minder duidelijk gekoppeld aan dergelijke doelstellingen. Maar ook dan blijft het belangrijk het probleem op het juiste abstractieniveau te formuleren.

Projectdoelstelling

Een project wordt uitgevoerd om een probleem gedeeltelijk of geheel op te lossen en wel op een bepaalde manier. Als u meer klanten wilt werven dan kunt u bijvoorbeeld een campagne starten gericht op een bepaalde doelgroep van potentiële klanten. Dat lost dus niet het gehele probleem op, maar het geeft wel een concrete invulling van een deeloplossing.

Doelgroepen

U moet weten voor wie u iets doet. Voor wie is het product of de site bedoeld? Beschrijf uw doelgroep(en) zo compleet mogelijk. Er zijn altijd meerdere doelgroepen met elk hun eigen karakteristieken. Beschrijf vooral hun doelen en taken die relevant zijn voor het project. Marktsegmentaties of demografische indelingen zijn meestal niet erg nuttig voor een project. Vaak is er aan het begin van een project alleen algemene informatie over de doelgroepen beschikbaar. Doelgroepbeschrijvingen zullen als 'deliverable' in het project verder worden uitgewerkt.

Propositie

Waarmee denkt u gebruikers over te kunnen halen om 'mee te werken' en zo uw probleem op te lossen? Stel dat u met online diensten kosten wilt besparen, wat is dan voor iemand het verhoogde gemak? Wat hebben mensen er aan en hoe kunt u ze bewegen mee te werken? In welke opzicht onderscheidt uw product zich van de concurrentie? Weet wel dat u het bureau een problematische opdracht geeft met een project waarvan vooral uzelf beter denkt te worden en uw doelgroep er op achteruit gaat!

Scope

De scope in de briefing beschrijft welke zaken onderdeel zijn van de opdracht en welke niet. Stel dat u het schrijven van de copy voor de site aan een andere partij wilt uitbesteden, dan is het belangrijk dit expliciet te vermelden. Als het gebruik van zoekmachines een expliciet onderdeel vormt in de marketingstrategie van uw site dan vermeldt u dat in de briefing van het project. Aanbevolen wordt zowel zaken die 'in-scope' zijn als zaken die 'out-of-scope' zijn expliciet te benoemen. Dit voorkomt veel ellende tijdens het project.

Beperkingen en randvoorwaarden

Projecten vinden altijd plaats binnen een aantal beperkingen. Beperkingen kunnen zijn gerelateerd aan technische randvoorwaarden, mediagebruik zoals Flash, video of geluid of aan afhandelingsprocesses in uw organisatie. Andere voorbeelden zijn een huisstijl om rekening mee te houden of de aansluiting van de site bij sites die al bestaan? Alles wat al bekend is kan voor het project (en de kosten) belangrijk zijn.

Concurrentie

Met wie gaat u zich meten? Wie zijn uw concurrenten en waarin onderscheiden zij zich in positieve of negatieve zin? U geeft het bureau een duidelijke richting mee als u beschrijft wie uw concurrenten zijn en wat u daar van vindt. Enerzijds door te vermelden welke elementen u goed vindt van de concurrentie en anderszijds welke u minder geslaagd vindt.

Succesfactoren

Wanneer is uw site een succes? Hoe zou u resultaten in termen van succes kunnen kwantificeren? Welke elementen zijn cruciaal voor een succesvolle site? Door aandacht voor succesfactoren wordt het voor alle betrokkenen duidelijk waar naar moet worden gestreefd. Het helpt ook om succes objectiever te formuleren.

Planning

Welke planning heeft u in gedachten? Welke andere trajecten hebben invloed op het project? Deadlines zijn belangrijk om het project strak te kunnen managen. Maar zijn uw deadlines wel realistisch en hoe vast zijn ze? Het is goed om hier openlijk met het bureau over te praten. Zijn de deadlines aan het begin al problematisch dan weet u zeker dat het een moeizaam traject gaat worden en dat het bureau zich goed zal indekken.

Budget

Het budget van een project is altijd een gevoelig punt maar daarom niet minder belangrijk. De wederzijdse verwachtingen zijn hierbij het belangrijkste. Vooral als u het design en de implementatie heeft gesplitst. De budgetten voor het design en de implementatie moeten enigzins in balans zijn. Anders zou er een design kunnen ontstaan dat niet in het implementatiebudget past.

Projectorganisatie en stakeholders

Wie zitten er allemaal in het project en wie zijn de 'stakeholders'? Hoe gaat u intern het project organiseren? Wie zijn de beslissers en met welke 'stakeholders' moet rekening worden gehouden? Naast uw eigen organisatie kan het ook zijn dat u een bureau vraagt het design te maken terwijl een ander de implementatie verzorgt. In zo'n situatie is het belangrijk alle partijen te identificeren en op tijd ze met elkaar hun werkzaamheden te laten afstemmen.

Kortgezegd wordt aanbevolen een zo compleet mogelijke briefing aan een bureau te geven. Het liefst al voor het offertetraject begint. 'Rubbish in = Rubbish out'! Het is lastig een compleet uitgeschreven briefing te maken. Toch helpt het u als opdrachtgever uw ideeën vorm te geven en het bureau de juiste opdracht te verstrekken.

Trackback

De URI om een Trackback naar dit bericht te sturen is: http://www.ddux.org/artikelen/archive/2007/07/09/hoe-ben-ik-een-goede-klant-deel-3/trackback

Powered by Plone CMS, het Open Source Content Management Systeem

Deze site voldoet aan de volgende standaarden: